คุณเคยหัวหมุนกับตารางงานที่เต็มแน่น เพราะไม่รู้จะเริ่มต้นจากตรงไหนบ้างไหม? การตัดสินใจว่าจะลงมือทำแต่ละงานเมื่อใด อย่างไร และกับใคร เป็นหนึ่งในแง่มุมพื้นฐานที่สุดของการจัดการโครงการ อย่างไรก็ตาม การจะเชี่ยวชาญทักษะพื้นฐานเหล่านี้ได้ต้องอาศัยความเข้าใจลักษณะงานของคุณได้อย่างถ่องแท้ หากคุณคิดว่าตัวเองกำลังประสบปัญหาในการบริหารเวลาหรือการจัดลำดับความสำคัญของงาน ลองใช้ “Eisenhower Matrix” เป็นกรอบความคิดเพื่อช่วยหาทางฝ่าฟันกองงานที่รออยู่ดูไหม?
Eisenhower Matrix คืออะไร?
Eisenhower Matrix คือเทคนิคที่ตั้งชื่อตามดไวต์ ดี. ไอเซนฮาวร์ (Dwight D. Eisenhower) อดีตประธานาธิบดีสหรัฐอเมริกาที่พัฒนาวิธีการจัดการงานและเวลาขึ้นมาด้วยตัวเอง โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อช่วยให้ผู้ใช้สามารถ 1) ประเมินความเร่งด่วนและความสำคัญของแต่ละงาน และ 2) ตัดสินใจเลือกวิธีที่เหมาะสมที่สุดในการทำงานเหล่านั้นให้สำเร็จ
ความแตกต่างระหว่างงานเร่งด่วนและงานสำคัญคือ งานเร่งด่วนมีกรอบระยะเวลาที่กำหนดไว้สำหรับการทำงานให้เสร็จสิ้น ในขณะที่ความสำคัญของงานขึ้นอยู่กับว่างานนั้นเกี่ยวข้องกับเป้าหมายที่อยากทำให้สำเร็จมากน้อยเพียงใด
งานเร่งด่วนต้องดำเนินการโดยเร็วที่สุด งานเหล่านี้อาจเป็นเรื่องสำคัญหรือไม่สำคัญก็ได้ แต่ถ้าคุณไม่ให้ความสนใจทันทีหรือไม่ทำให้เสร็จตามเวลาที่กำหนด ความล่าช้าของคุณอาจส่งผลให้เกิดผลลัพธ์ที่ไม่พึงประสงค์ ซึ่งจะส่งผลกระทบต่อโครงการของคุณอย่างแน่นอน
ตัวอย่างงานเร่งด่วน:
- เพื่อนร่วมงานขอความช่วยเหลือ
- การอนุมัติเอกสาร
- วิกฤติ ความขัดแย้ง หรือเหตุฉุกเฉินในที่ทำงาน
ในทางกลับกัน งานสำคัญอาจไม่มีกำหนดเวลาที่เร่งมากและอาจเป็นโครงการระยะยาว แต่งานเหล่านี้จำเป็นต่อความสำเร็จของโครงการของคุณ
ตัวอย่างงานสำคัญ:
- การสร้างแผนผังผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
- การสร้างความสัมพันธ์
- การพัฒนาศักยภาพของทีม
เราจะสร้าง Eisenhower Matrix ได้อย่างไร?
การสร้าง Eisenhower Matrix ทำได้ไม่ยาก เพียงแค่วาดตารางสองคูณสอง แกน X ใส่ “เร่งด่วน” และ “ไม่เร่งด่วน” และแกน Y ใส่ “สำคัญ” และ “ไม่สำคัญ” ตารางของคุณควรมีหน้าตาดังนี้:
ที่มา: ProductPlan
ตอนนี้คุณมีตารางสี่ช่องอยู่ในมือ ได้แก่ เร่งด่วน/สำคัญ, เร่งด่วน/ไม่สำคัญ, ไม่เร่งด่วน/สำคัญ และไม่เร่งด่วน/ไม่สำคัญ มาแบ่งงานของคุณลงในแต่ละช่องกัน
1. เร่งด่วน/สำคัญ (“ทำทันที”): งานที่อยู่ในหมวดหมู่นี้เป็นงานที่มีความสำคัญอย่างยิ่ง และจำเป็นต้องดำเนินการโดย คุณ ทันที (หรือภายในกรอบเวลาที่กำหนด)
ตัวอย่างงานเร่งด่วน/สำคัญ:
- เตรียมตัวสำหรับการประชุมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสำคัญ
- ทำผลงานให้เสร็จสิ้นภายในกำหนดเวลา
2. เร่งด่วน/ไม่สำคัญ (“มอบหมาย”): งานที่อยู่ในช่องนี้จำเป็นต้องถูกจัดการทันที แต่ไม่จำเป็นต้องให้คุณมีส่วนร่วมโดยตรง คุณสามารถมอบหมายงานประเภทนี้ให้คนอื่นไปจัดการแทนคุณได้
ตัวอย่างงานเร่งด่วน/ไม่สำคัญ:
- ส่งดอกไม้ไปงานศพ
- ค้นหาสถานที่จัดประชุมในนาทีสุดท้าย
3. ไม่เร่งด่วน/สำคัญ (“ตัดสินใจ”): งานในลักษณะนี้ต้องดำเนินการอย่างใส่ใจ เนื่องจากมีความสำคัญต่อความก้าวหน้าของโครงการของคุณ อย่างไรก็ตาม งานเหล่านี้สามารถทำได้ในระยะยาว เนื่องจากไม่ได้กำหนดกรอบเวลาที่แน่นอน
ตัวอย่างงานไม่เร่งด่วน/สำคัญ:
- การวางกลยุทธ์ระยะยาว
- ลดอุปสรรคในการเข้าร่วมองค์กรของคุณสำหรับผู้ที่สนใจเข้าร่วมใหม่
- ค้นหาผู้สมัครจากกลุ่มที่ใหญ่ขึ้น
4. ไม่เร่งด่วน/ไม่สำคัญ (“ลบทิ้ง”): คุณไม่จำเป็นต้องใส่งานเหล่านี้ในตารางงานของคุณ เนื่องจากไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ต่อประสิทธิภาพการทำงาน และยังดึงสมาธิหรือความสนใจของคุณไปจากเป้าหมายรายวันหรือภาพรวมใหญ่อีกด้วย
ตัวอย่างงานไม่เร่งด่วน/ไม่สำคัญ:
- การประชุมที่สามารถเป็นอีเมลได้
- เรื่องซุบซิบในที่ทำงาน
เรารู้ว่าการจัดการโครงการไม่ใช่เรื่องง่าย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อสภาพแวดล้อมในที่ทำงานของคุณดำเนินไปอย่างรวดเร็วและต้องการให้คุณพร้อมตอบสนองได้ตลอดเวลา เราหวังว่าเครื่องมือนี้จะช่วยให้คุณระบุได้ว่าเวลาไหนที่คุณเป็นที่ต้องการมากที่สุด และจะทำงานให้สำเร็จอย่างไรโดยไม่เปลืองเวลาและพลังงานทั้งหมดของคุณ
